Technique de résolution de problèmes en équipe : le Lightning Decision Jam
Le Lightning Decision Jam, qu’est-ce que c’est et comment le mettre en place ?
Inspiré de l'état d'esprit Design Thinking, le Lightning Decision Jam (ou LDJ) est un atelier efficace pour résoudre vos petits challenges du quotidien en équipe. C'est aussi et surtout une bonne stratégie pour éviter les réunions interminables !
Stop aux réunions sans fin, sans objectif ni processus structuré.
Grâce à cette méthode, l'opinion de chacun est entendue, les temps de réunion sont raccourcis et des solutions concrètes et actionnables émergent rapidement !
Pourquoi utiliser le Lightning Decision Jam ?
Le Lightning Decision Jam est un atelier créé par AJ&smart et inspiré du Design Thinking qui peut être utilisé dans toutes les situations qui requièrent un groupe de personnes ayant pour objectif de prendre des décisions : pour résoudre des problèmes, discuter des challenges à relever ou mettre en place des actions rapides.
Chaque session doit se dérouler autour d’un thème défini au préalable, qui doit être le plus large possible. Elle doit obligatoirement être animée par un facilitateur, externe ou membre volontaire de l’équipe. Son rôle est principalement de dérouler la méthode, veiller au respect du temps alloué à chaque étape et couper court à toute discussion ou débat qui pourrait s’engager.
Mise en place de l’atelier Lightning Decision Jam : la marche à suivre
#1 : Commencer par le positif (5 min)
Installez-vous avec votre équipe autour d’une table avec des posts-its et demandez-vous : “Qu’est-ce qui nous motive à travailler sur ce sujet ?”,“Qu’est-ce qui fonctionne bien aujourd’hui sur ce projet ?”, “Qu’est-ce que j’apprécie, qu’est-ce que je trouve positif ?”. Chacun réfléchit de façon individuelle à sa propre motivation et retranscrit ses idées sur les post-it mis à disposition (une idée par post-it)! Les posts-its sont affichés sur un tableau blanc pour que chacun puisse les lire. Aucune discussion n’est à prévoir à ce stade.
#2 : Identifier les freins (5 min)
Même logique en attaquant cette fois-ci les aspects négatifs. Chacun est invité à écrire sur ses post-it les challenges, problèmes, inquiétudes, points d’amélioration qu’il identifie. Pensez à ces questions et répondez-y de manière individuelle via les post-its : “Qu’est-ce qui nous empêche d’avancer ? Qu’est-ce qui nous bloque sur tel projet ?”. Placez les post-its sur le tableau blanc et lisez chacun à haute voix vos réponses. Un temps de partage court et efficace est ensuite à prévoir pour comprendre le positionnement de chacun.
#3 : Prioriser les freins à résoudre (3 min)
À l’aide des gommettes, les participants votent pour les problèmes à résoudre en priorité. Ce vote ne s’effectue que sur les post-its de type challenges. Il est possible de voter pour son propre post-it et de mettre plusieurs gommettes sur un même post-it. L’essentiel étant d’utiliser 3 gommettes par personne et de NE PAS débattre sur les choix de chacun.
N’oubliez pas : l’objectif ici est d’éviter toute discussion inutile.
#4 : Reformuler les freins en challenge (3 min)
Après avoir fait le point sur le frein ayant recueilli le plus de votes, chaque membre de l’atelier reformule le problème sous la forme d’une problématique en utilisant la tournure de phrase “Comment pourrions-nous… ?” ou “Comment pourrait-on”.
Cette mécanique de reformulation permet de percevoir le problème comme une opportunité d’évolution et d’innovation !
#5 : Trouver des pistes de solution (5 min)
Maintenant que le challenge principal est posé, chaque participant écrit sur ses post-it des idées pour relever ce défi (une idée par post-it), sans se limiter et toujours en silence. La quantité prime ici sur la qualité. Un tri sera effectué par la suite.
Affichez à présent les propositions de solutions de chacun et chaque participant les lit à voix haute pour que l’équipe en ai connaissance.
#6 : Identifier les meilleures solutions (4 min)
L’équipe a pris connaissance des solutions proposées. Il est temps maintenant d’organiser une nouvelle session de votes. Cette fois-ci, le modérateur donne à chaque membre de l’équipe 6 gommettes. On utilise la même logique que précédemment : possible de voter pour ses propres post-it, de mettre plusieurs gommettes sur un même post-it, toujours sans débat. Il s’agit de voter pour les solutions qui pourraient permettre de répondre au mieux à la problématique posée.
#7 : prioriser les solutions (10 min)
À ce stade, il est nécessaire de prendre un peu plus de temps pour considérer l’effort demandé pour exécuter chaque solution ayant reçu plusieurs votes et l’impact que cela pourrait avoir sur votre problématique de base. De cette manière, vous pourrez décider quelles sont les solutions à mettre en place dans l’immédiat et quelles sont celles qui nécessitent un investissement temps plus important. Vous allez donc dessiner une matrice d’impact / effort comme ci-dessous, et trouver un consensus en équipe pour placer les post-its sur la matrice.
Les solutions qui apparaissent en haut à gauche sont celles à actionner en premier ! En effet, ce sont celles qui vous demanderont le moins d’effort et risquent de produire le plus fort impact. Concentrez-vous sur ces solutions pour la suite de l’atelier.
#8 : Définir un plan d’action (10 min)
Après la théorique, place à la pratique ! Tous ensemble, vous discutez des prochaines étapes à planifier pour concrétiser les solutions présentes en haut à gauche. Découpez vos solutions en étapes : comment allez-vous arriver à la solution ? Quelles sont les 3 étapes clés pour pouvoir la mettre en oeuvre ? Statuez en équipe et énoncez les 3 étapes à réaliser pour chacune des solutions situées en haut à gauche de la matrice.
La dernière étape consiste à sortir vos agendas et planifier dès que possible (le lendemain ou la semaine suivante au plus tard), la mise en oeuvre de ces 3 actions pour atteindre votre but ! Et voilà, vous avez un plan d’actions !
